Sala konferencyjna w małej firmie – jak ją urządzić?

Spotkania z kontrahentami, prezentacje dla partnerów handlowych, zebrania zespołu – nawet w małej firmie sala konferencyjna jest w dzisiejszych czasach praktycznie niezbędna. Podpowiadamy, jak ją urządzić.

Sposób aranżacji sali konferencyjnej to jeden z ważniejszych elementów kreowania marki, zarówno w relacjach z potencjalnymi kontrahentami, jak i z pracownikami. Zależnie od potrzeb, w tym pomieszczeniu będziemy organizować spotkania, szkolenia, seminaria, prezentacje, warsztaty czy nawet konferencje prasowe. Nic więc dziwnego, że korporacje sięgają po coraz bardziej niestandardowe rozwiązania w zakresie wyposażenia: od trójwymiarowych logotypów na ścianach i nietypowym wystroju poczynając, na wykorzystaniu hologramów kończąc. Jednak nawet w niewielkiej firmie można stworzyć funkcjonalną i nowoczesną salę konferencyjną – w dodatku niedużym kosztem.


Jak zagospodarować pokój na konferencje?

Sala konferencyjna z założenia powinna być dużym, jasnym pomieszczeniem, w którym będzie mogło przebywać wiele osób równocześnie. Wybierając takie pomieszczenie, warto wziąć pod uwagę to, jak dużym zespołem dysponujemy i jakiego rodzaju spotkania chcemy organizować. Prezentacje dla partnerów handlowych nie wymagają ogromnej przestrzeni. Jeśli jednak zamierzamy zorganizować szkolenie dla pracowników, w sali powinien zmieścić się cały zespół – podzielenie warsztatów na grupy znacząco zwiększy ich koszty. Sala konferencyjna musi być również łatwo dostępna dla osób z zewnątrz. Powinna znajdować się w niedalekim sąsiedztwie drzwi wejściowych lub recepcji. Ulokowanie jej na tyłach zakładu lub wykorzystanie pokojów pracowniczych jako pomieszczeń przechodnich w sposób negatywny rzutuje na wizerunek firmy.

Podstawowym zagadnieniem związanym z aranżacją sali konferencyjnej jest dobór odpowiedniego układu krzeseł i stołów. Jednym z najpopularniejszych (i dobrze sprawdzających się w przypadku małych firm) jest układ promienisty, którego centrum stanowi okrągły blat, składający się z kilku modułów. Podkreśla on oficjalny charakter spotkania, a zarazem pozwala na swobodną komunikację między jego uczestnikami. W małych firmach wykorzystywana jest również kompozycja w kształcie podkowy czy litery „U”, która umożliwia prowadzenie prezentacji multimedialnych przy użyciu jednego rzutnika; w przypadku okrągłego stołu musimy na ogół posiłkować się kilkoma ekranami. W dużych korporacjach spotyka się także fotele ułożone na wzór sali kinowej. Konfiguracja ta sprzyja prezentacjom i wykładom, równocześnie jednak gorzej sprawdza się w przypadku warsztatów czy rozmów biznesowych.

Wyposażenie sal konferencyjnych

Najważniejszymi meblami, jakie przyjdzie nam wybrać, są stoły konferencyjne i krzesła. Dobrym pomysłem jest kupno gotowych zestawów, oferowanych przez przedsiębiorstwa specjalizujące się w rozwiązaniach dla firm, takie jak AJ Produkty. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że meble będą stanowiły harmonijną całość. Ważną funkcjonalnością jest możliwość regulacji wysokości, nie tylko w przypadku krzeseł konferencyjnych, ale i blatów. Do układu stołów koniecznie trzeba dostosować źródła zasilania tak, by wszyscy uczestnicy spotkań mogli używać urządzeń wymagających podłączenia do prądu.

Koniecznie należy również zadbać o odpowiedni sprzęt elektroniczny. Podstawową są rzutniki, ekrany oraz tablice multimedialne. Bez nich nie może się obyć niemal żadna konferencja. Nie można jednak zapomnieć o klasyce, jaką stanowią tablice suchościeralne. W niektórych sytuacjach są one niezastąpione. Jeśli jednak dysponujemy małym metrażem, można użyć tak zwanych „flipchartów”. Nawet gdy sala konferencyjna jest niewielka, warto zadbać o jej profesjonalne nagłośnienie, a także o wyciszenie pomieszczenia, jeśli sąsiaduje ze stanowiskami pracy, generującymi hałas. Ważną kwestią jest również wybór oświetlenia oraz elementów zaciemniających pokój, np. rolet.

Sala konferencyjna to z jednej strony wizytówka firmy, z drugiej natomiast – miejsce tętniące życiem. Warto urządzić je nie tylko modnie, ale przede wszystkim funkcjonalnie.

Zmiana wielkości czcionki