Jakie dokumenty firmowe należy przechowywać pod kluczem?

Często wyposażenie firmy to nie tylko meble, które mają stworzyć stylową aranżację, ale także szafki i szafy, służące przechowywaniu dokumentów firmowych. Szczególnie tych, które trzymać należy pod kluczem.

Jak przechowywać dane w firmie

Odkąd obowiązuje RODO, ochrona danych osobowych została na terenie Unii Europejskiej ujednolicona. Warto jednak wiedzieć, że o ile wskazuje ono zasady ochrony danych osobowych, nie wskazuje ono konkretnych sposobów. Te musi znaleźć przedsiębiorca tak, aby były one zgodne z prawodawstwem. 

Żeby ochrona danych w firmie była zgodna z RODO, należy przede wszystkim zabezpieczyć dane przed nieuprawnionym dostępem. Istotne są odpowiednie procedury, które pozwalają na przyznanie dostępu osobom upoważnionym. W nawiązaniu do RODO należy też dane przetwarzać – przechowywać w taki sposób, aby ich właściciele mogli w każdej chwili skorzystać z prawa do zmiany administratora, z prawa do zapomnienia czy też uzyskać wgląd do informacji. Warto mieć na uwadze, że konieczne jest wdrożenie systemów zapewniających nie tylko przetwarzanie danych bieżących, ale również ich archiwizację.

Metalowa szafka na dokumenty z szufladą zamykaną na klucz, fot. panmajster.pl



Sposoby ochrony dokumentów firmowych drukowanych

Warto zainwestować w meble biurowe, które ułatwią przechowywanie dokumentów firmowych i ich segregowanie, a także zapewnią danym niezbędne bezpieczeństwo. Wygodnym i praktycznym rozwiązaniem są szafki na dokumenty, zamykane na klucz, z szufladami. Taki system pozwala w łatwy sposób przeszukać dostępną papierową bazę danych. Solidna, metalowa konstrukcja stanowi zabezpieczenie, a ponadto zapewnia, że meble posłużą nam przez długi czas. Warto wybierać takie szafki, których szuflady otwierają się do samego końca i których ładowność jest duża. Szeroki wybór mebli do przechowywania dokumentów znajdziemy m.in. na stronie panmajster.pl. W ofercie dostępne są między innymi szafki, które zawierają półki, szuflady, a także sejf z podwójnym zabezpieczeniem (szyfr oraz kluczyk). W takim sejfie można przechowywać na przykład dane szczególnie wrażliwe lub gotówkę.

Duża szafa na dokumenty z sejfem, fot. panmajster.pl

Sposoby ochrony dokumentów firmowych cyfrowych

Jeśli chodzi o ochronę danych i dokumentów zapisanych elektronicznie, warto wskazać tu na konieczność zapewnienia odpowiedniego dostępu, przechowywania uniemożliwiającego dostęp osobom nieuprawnionym, oraz zadbanie o backup czyli kopię zapasową na wypadek awarii systemu.

Istotne znaczenie ma tu tzw. cyber security. Należy zadbać o systemy przeciwdziałania włamaniom i wykrywania ich, monitorowania tego, co dzieje się w sieci. Dane powinny być też zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem wewnątrz przedsiębiorstwa. Dlatego też zadbać należy o szyfrowanie nośników z danymi oraz ich kopiami zapasowymi czy zapewnić separację backupów od systemów źródłowych, tak, aby w przypadku awarii tych drugich, nie utracić możliwości przywrócenia danych.

Szafa na dokumenty Contract Point, fot. panmajster.pl

Ochrona danych to niezwykle istotna kwestia. Nie chodzi tylko o ewentualne kary, jakie mogą zostać nałożone na przedsiębiorcę w przypadku ewentualnych naruszeń. Każdy wyciek danych to skaza na reputacji firmy, potencjalna utrata zaufania klientów. Ponadto, w przypadku dokumentów zawierających na przykład specyfikacje techniczne, cenne informacje handlowe, narażamy się na straty finansowe czy też na to, iż z wdrażaniem pewnych rozwiązań ubiegnie nas konkurencja. Warto też pamiętać, że ochrona danych nie kończy się na wdrożeniu odpowiednich narzędzi. Powinna ona obejmować również szkolenie pracowników.

Skip to content